Newsletter August 2010

Geschichten aus dem Alltag

Diesmal berichte ich aus meinem “etwas anderen” Alltag: Der regelmässigen Weiterbildung. Deswegen fällt dieser Newsletter aus dem Raster: Geschichte aus dem Alltag und Neuigkeiten sind hier Eins.

Hans Müller und Vreni Mayer betreiben zusammen eine Beratungsfirma in Bern.

Sie haben noch zwei Angestellte: Inge Bachmann, zuständig für Grafik und Fritz Peter, der das Sekretariat betreut.

Das Telefon klingelt, Fritz nimmt ab und nach einem kurzen Gespräch vergibt er einen Termin in Vrenis Agenda, die derzeit bei einer Besprechung in Neuchâtel unterwegs ist. Sekunden später piept das iPhone von Vreni, sie hat gerade den Termin erhalten.

Vreni ihrerseits muss beim Kunden in Neuchâtel ein Dokument nachschlagen. Sie klappt ihr MacBook Pro auf, gibt ihr Passwort ein und hat Zugriff auf das Dokument. Gut, hat Inge heute Morgen schon daran gearbeitet, so kann Vreni die neuste Version des Textes ihrem Kunden präsentieren.

Gemeinsam gehen sie Punkt für Punkt durch und machen ein paar Änderungen daran. Inge arbeitet derweil im Büro die Änderungen in die Druckvorlage ein, da sie weiss, dass Vreni alles gleich dem Kunden präsentieren möchte. Vreni zeigt dem Kunden das von Inge druckfertig erstellte Dokument.

Vreni sieht in iCal auf dem MacBook Pro den Termin, den ihr Fritz eingetragen hat. Sie akzeptiert diesen, hat aber noch eine Frage dazu. Per Chat schreibt sie Fritz eine kurze Nachricht, dass sie noch die letzten Zahlen, am besten gleich grafisch aufgearbeitet, für diesen Termin möchte.

Auf dem Nachhauseweg von Neuchâtel nach Bern hat Vreni etwas Zeit, sich dem neuen Termin zu widmen. Sie schaut sich auf dem iPad die Statistik an, die Fritz in Bern im Büro inzwischen erstellt hat. Da ist noch etwas unklar: Hat nicht ein grösserer Ankauf stattgefunden, der noch nicht berücksichtigt wurde? Im Chat-Fenster fragt sie bei Fritz nach.

Dieser recherchiert im Büro und kann die Tabelle korrigieren. Er bestätigt dies Vreni, welche nun im Zug auf dem iPad die korrigierte Tabelle sieht.

Derweil erledigt Fritz im Büro verschiedene Korrespondenzen. Für einen langjährigen Kunden, der noch ein Foto einer Brücke wollte, muss er mit Inge koordinieren. Er geht zu ihrem Arbeitsplatz. Gemeinsam sehen sie die Fotos durch, bis Inge ein passendes gefunden hat. Per E-Mail schickt sie dem Kunden das Bild. Dieser meldet sich sofort per Chat zurück und möchte alles mit Fritz anschauen. Dieser zieht Inge bei, da sie dafür verantwortlich ist. Fritz schaltet den Kunden auf den Video-Chat und lädt Inge dazu ein. In fünf Minuten ist das Thema geklärt, Inge kann das Foto am richtigen Ort im Text platzieren.

Fritz kann den Brief fertig schreiben und bittet Hans, den zweiten Besitzer der Firma, welcher diesen Kunden betreut, alles zu kontrollieren.

Hans arbeitet heute zu Hause. Sein iPhone zeigt, dass Fritz etwas von ihm will. Er geht gleich zu seinem Heimarbeitsplatz, klappt sein MacBook Pro auf und fragt per Video bei Fritz nach. Gleichzeitig öffnet er die Korrespondenz und sieht, was Fritz vorbereitet hat, er sieht die Änderung mit dem Brückenfoto, klappt das zugehörige Fenster auf und kann sich das Foto, welches Inge mit dem Kunden ausgewählt hat, anschauen. Er ist mit allem einverstanden.

Fritz kann die Korrespondenz fertig schreiben und schickt sie per E-Mail dem Kunden.

***

Alles Utopie? Nein, dies ist heute auch für kleine Betriebe möglich: Arbeit an verschiedenen Projekten, auf unterschiedlichen Geräten und von mehreren Personen gleichzeitig oder auch zeitlich verschoben. Möglich machen dies CloudComputing (die Daten im Internet lagern und beziehen) sowie Collaboration Services (übers Internet an Dokumenten, Terminen etc. zusammen arbeiten). Das meiste ist möglich, ein paar Dinge davon etwas schwieriger zu realisieren.

Am Dienstag, 6.7.2010 war ich an der CloudComputing Konferenz in Zürich.

Nun, was ist CloudComputing?

Wenn aus dem Internet Dienste kurzfristig genutzt werden können. Es bedeutet für uns, dass die Daten nicht mehr lokal auf dem Computer abgespeichert werden, sondern irgendwo im Internet, in der “Cloud” oder eben in der Wolke. Diese Art CloudComputing nennt sich SaaS (Software as a Service). Der Browser wie Safari oder Firefox wird zum Datentausch gebraucht. Diese Form des Gebrauchs des Internets ist recht jung und völlig im Fluss. Es bedeutet, dass von verschiedensten Geräten (Heimcomputer, Laptop, iPad, iPhone, sowohl Mac, Windows als auch Linux) als auch von verschiedensten Orten aus auf die Daten zugegriffen werden kann.

Es entstehen monatliche Fixkosten, die Dienste sind rasch verfügbar und meist sehr zuverlässig. Die lokale Infrastruktur kann sich auf ein Minimum beschränken: Internet-Anschluss, Computer, Drucker.

Jedoch: Läuft das Internet nicht, kann auch nicht gearbeitet werden. Die Daten werden bei einem externen Dienstleister gelagert. Es besteht ein absolutes Abhängigkeitsverhältnis.

Die Probleme die bestehen sind vor allem in der Wahl der Firma, damit verbunden sind die Angebote, als auch die Frage, wie lange ein solcher Dienst funktioniert, bzw. die Firma besteht. Ungeklärt ist für mich in den meisten Fällen die Frage nach dem Datenschutz. Bei Firmen sind damit z.B. Datenspionage und bei Privatpersonen der Persönlichkeitsschutz gemeint.

Weiter ist die Sicherheit immer wieder Thema. So müssen etwa Arztpraxen und Anbieter im Gesundheitswesen die Daten bei sich lagern, ansonsten sind sie gegenüber den Patienten meldepflichtig. Höhere Sicherheitsbedürfnisse orte ich im Bereich Anwaltskanzleien, Gesundheit, Beratung, Religionsgruppen – überall dort, wo personenbezogene, heikle Daten gelagert werden.

Vom rechtlichen Standpunkt her handelt es sich um einen “Outsourcing-Vertrag”, die Daten werden bei einem Drittanbieter gelagert.

Entscheidet man sich für einen Anbieter, sind verschiedene Dinge zu berücksichtigen: Wie einfach lassen sich die Daten zurückholen (Disaster Recovery), wie läuft der Kontakt zur Firma, was sind die Kosten, was, wenn die Dienste nicht erreichbar sind oder der Anbieter gar Konkurs geht?

Der Markt ist sehr jung und äusserst dynamisch. Es kommen heute Angebote auf den Markt, die morgen nicht mehr da sind. Im professionellen Umfeld warne ich vor kostenlosen Angeboten, denn bei diesen kann man auch nichts erwarten.

Vor der Realisation müssen Grundsatzentscheide gefällt werden:

- Sollen die Daten ausser Haus gegeben werden?

- Soll die Lösung mit einem Server im Hause realisiert werden?

Folgende Anbieter für Lösungen im Internet sind erwähnenswert:

Die bekannten Google-Dienste wie Mail, Kalender, Collaboration Services. Leider habe ich dafür keine geschäftliche Möglichkeit gefunden (Fragen des Datenschutzes und der Vertraulichkeit bezüglich Geschäftsdaten bleiben unbeantwortet).

Salesforce.com, dies ist ein CRM, um Kundendaten online zu lagern

netlive.ch, eine Schweizer Lösung

datainherit.ch wo Passwörter sicher gespeichert werden können.

dropbox.com eine einfache Ablagemöglichkeit im Internet, wie ein interner Ordner auf dem Computer zu brauchen.

Für wen eignen sich Online-Dienste?

Als Supporter und Berater habe ich mit verschiedenen Kleinfirmen und Einzelpersonen zu tun.

Was gestern unmöglich schien, ist heute schon fast Alltag: Der Zugriff auf die Daten von unterwegs. Die Grenzen zwischen lokal gespeicherten Informationen und dem Internet verwischen immer mehr. Erst, wenn das Internet nicht läuft, merkt man plötzlich, dass die Daten lokal gespeichert sind: Wenn ich nämlich trotzdem Zugriff darauf habe!

Grundsätzlich ist das Internet immer noch langsam. Die Online-Dienste eignen sich also nicht für Menschen, die grosse Daten hin- und herschieben wollen, seien dies Filme, Fotos, Grafiken oder Broschüren (Programme wie CS-Suite, VectorWorks, Archicad).

Es eignet sich gut für für kleine Datenmengen wie E-Mail, Texte oder Datenbanken, Kalender und Adressbuch. Ausserdem eignet es sich für Berufsgruppen ohne spezielle Sicherheitsrisiken.

Konkret: Grafiker, Fotografen, Layouter, Filmemacher, Architekten mit den obgenannten Einschränkungen, Buchhaltung, Büro, Empfang grundsätzlich für alles, Anwälte, Gesundheitswesen, Religionsgruppen mit Einschränkungen (vor allem was die Sicherheit anbelangt).

Es gibt auch Zwischenlösungen: Die Daten mit kleinem Aufkommen werden Online gelagert, andere lokal, oder man erstellt im lokalen Netzwerk einen Server, der auch von aussen erreichbar ist (mit grösserer Ausfallrate und i.d.R. höheren Kosten).

Was nun, wenn Daten einerseits im Internet gelagert, andererseits jedoch abgesichert sein sollen?

Es gibt einen einfachen Weg, die Daten bereits auf dem eigenen Rechner in ein Disk-Image (.sparsebundle) sicher zu verpacken. Dies ist eine gute Möglichkeit, sensible Daten wie Passwörter sicher zu lagern und trotzdem Online zu stellen. Wie Sie ein solches Sparsebundle einrichten, ist in der Kurzanleitung beschrieben.

Information

Ich und mein Mac machen Word [5] zum Thema Textverarbeitung findet statt am 27.8.2010 diesmal von 9:00 bis 12:00 Uhr in der Migros Clubschule, Schanzenterrasse.

ACHTUNG: Der Termin ist Vormittags!!!

Sie möchten mehr aus Ihrem Mac herausholen – die erfolgreiche Serie von DoktorMac und mac-i-tea.ch wird fortgesetzt.

Themen:
Welche Textverarbeitungen gibt es – ein kurzer Überblick Anschliessend beschäftigen wir uns mehrheitlich mit Word aus Microsoft Office 2008. Der Kurs gibt eine Einführung in die Grundprinzipien von Word. Die Arbeitsweise ist vergleichbar zum Kurs [3] und [4], recht stark strukturiert und mit Übungen. Wir beginnen mit einem kurzen Vortrag, anschliessend können Sie auf Ihrem eigenen Computer mithilfe von Kurzanleitungen üben und Sie sind aufgefordert, anderen Teilnehmenden über die Schulter zu schauen. Für vertiefende Fragen stehen Ihnen erneut die zwei Macintosh-Spezialisten zur Verfügung:

DoktorMac® Peter Brechbühl
mac-i-tea.ch Christoph Obrecht

Kosten?: für 3 Stunden nur 100 Franken! Um einen so niedrigen Preis bieten zu können, müssen Sie jedoch Ihren eigenen Macintosh-Computer mit OS X 10.4 Tiger, 10.5 Leopard oder 10.6 Snow-Leopard drauf, Microsoft-Office 2008 oder 2004, sowie ein Verlängerungskabel für den Strom mitbringen. Internetanschlüsse sind vorhanden. Parkplätze gibt’s gleich nebenan im Bahnhofparking.

Melden Sie sich gleich jetzt per E-Mail für diesen Termin an.
info@doktormac.ch

Die nächsten Termine und Themen sind wie folgt:

19.10.2010 ab 13:00 – 17:00 Uhr Internet
10.12.2010 ab 13:00 – 17:00 Uhr iTunes & Co.

DoktorMac®
Peter Brechbühl

Certified Mac Technician

Certified Technical Coordinator 10.6

Certified Support Professional 10.6

Certified Support Professional 10.5

Kurzanleitung

Lesen Sie in der PDF-Anleitung, wie Sie einen geschützten Bereich auf Ihrem Computer erstellen können. Diesen können Sie auch z.B. in der Dropbox lagern.